Faire appel à un conférencier extérieur lors de vos événements professionnels est une excellente manière de marquer les esprits et de forger des souvenirs communs. Organisée pour remercier des clients ou des collaborateurs, une conférence professionnelle peut aussi vous aider à atteindre vos objectifs d’entreprise : transmettre un message de façon plus impactante, développer la communication, nourrir la cohésion, cultiver la créativité, renforcer les soft skills. Et pour réussir votre conférence en entreprise, nous vous avons préparé nos meilleurs conseils.
Sommaire
Les conférences en entreprise
Pourquoi organiser une conférence en entreprise ?
7 étapes pour organiser votre conférence professionnelle
Les bonnes pratiques pour réussir sa conférence en entreprise
Les conférences en entreprise
Organisés par une entreprise ou une association, de nombreux événements professionnels proposent des conférences. Par exemple :
- un séminaire d’entreprise,
- une assemblée générale d’associations professionnelles,
- un lancement de produit,
- un événement de fin d’année pour remercier les collaborateurs,
- une journée d’intégration des nouveaux salariés,
- un salon spécialisé d’un groupe d’entreprises ou de franchise,
- un club d’entreprise comme le DCF, le BNI ou le CJD
- un club philanthropique comme le Rotary, le lions clubs, le CJD…
- un groupe de réflexion de type think tank comme l’APM, le GERME…
Les sujets des conférences professionnelles sont variés et dépendent du contexte de l’événement. Parmi les plus fréquents : management, gestion de crise, innovation, résilience, gestion du stress, développement personnel…
Quels sont les types de conférenciers qui interviennent en entreprise ?
Les organisations font appel à différents types de speakers selon leur objectif :
- Les experts d’un secteur : ils apportent leur regard sur un sujet ou une actualité. L’objectif est de faire monter en compétence le public sur un thème précis.
- Les personnes célèbres : elles partagent leur expérience sur scène. Et leur notoriété est une carte maîtresse dans la communication de l’événement.
- Les conférenciers motivationnels : le speaker stimule et motive son public pour déclencher une envie de passer à l’action.
- Les conférenciers inspirationnels : leur intervention est une source d’inspiration pour l’auditoire, dans l’esprit des TedX.
Pourquoi organiser une conférence en entreprise ?
Une conférence professionnelle sert à développer la notoriété de l’entreprise et à remercier des clients ou des partenaires. Mais aussi à informer, inspirer, faire prendre du recul, rassembler, ouvrir de nouvelles perspectives…
Transmettre un message
Nul n’est prophète en son pays. Un speaker extérieur a souvent plus d’impact pour transmettre un message qu’une personne intérieure à l’organisation.
C’est pourquoi on fait souvent appel à un conférencier pour qu’il prépare les esprits avant l’intervention d’un dirigeant interne qui délivrera le message clé. À moins qu’il n’entre en scène à la fin pour approfondir ou donner matière à réflexion.
Pour cela, le speaker conduit son auditoire dans une vision plus large, un rêve plus vaste. Car à voir plus grand, on redonne du sens et on ouvre la porte vers l’assimilation du message communiqué ensuite.
Favoriser cohésion et engagement
Une conférence en entreprise est d’abord un moment fort propice à la cohésion. Elle crée des liens, une culture commune sur un sujet et une complicité de retour au travail si l’expérience est forte.
Cet esprit d’équipe se raffermit aussi par
- une communication plus fluide : les échanges dans un cadre plus informel permettent de mieux se connaître et développent un esprit de solidarité.
- la réponse à la quête de sens : plus vos collaborateurs pourront partager votre vision, plus ils seront engagés et inscrits dans une dynamique d’équipe.
- un état d’esprit positif : faites intervenir un conférencier sur la joie et l’optimisme pour diffuser une ambiance positive et pour distiller les bonnes pratiques amenant bien-être et communication plus positive.
Développer la communication
Un événement d’entreprise permet de rassembler un public précis. Il devient un cadre favorable aux échanges entre participants sur un sujet donné. L’ambiance plus informelle est aussi l’occasion de passer outre les barrières hiérarchiques.
Si vous avez besoin d’améliorer la communication interne, vous pouvez aussi faire appel à un conférencier sur ce thème de la communication et le prolonger avec des ateliers de mise en pratique.
Enfin, comme toute actualité interne, une conférence peut être un point d’appui pour développer la communication externe de votre entreprise. Elle se prête parfaitement à des publications sur vos différents supports, notamment sur les réseaux sociaux.
Réveiller la créativité et l’innovation
Une conférence en entreprise offre aussi un cadre propice à faire émerger des idées : partage d’expérience, nouvelles suggestions, confrontation de points de vue…
En particulier, la conférence de motivation remobilise les auditeurs et réactive l’envie d’agir. Ou bien la conférence de type inspirationnel ouvre les esprits des participants et stimule leur vision personnelle à plus long terme.
Renforcer les compétences
Selon le type de conférence que vous organisez, vous développez des compétences techniques sur votre secteur si vous faites appel à des experts. Ou bien avec des conférenciers motivationnels, vous renforcez des soft skills comme l’intelligence émotionnelle, relationnelle et collective.
Améliorer le bien-être des salariés
Parce qu’une conférence en entreprise développe la communication au sein de votre organisation, favorise la cohésion et la créativité et renforce les compétences, elle répond à plusieurs besoins des salariés pour leur bien-être au travail (Source).
7 étapes pour organiser votre conférence professionnelle
Organiser un événement pour son entreprise nécessite de bien se préparer et de se poser les bonnes questions. 7 étapes pour une organisation efficace :
1 Définissez l’objectif et le thème de la conférence
Commencez par définir le message à transmettre et l’objectif que vous voulez atteindre avec cet événement : faire le point sur un sujet sectoriel, développer la cohésion de vos équipes…
Précisez comment cette intention s’inscrit dans votre objectif d’entreprise puis à quel public vous la destinez.
Ces 3 éléments sont le socle de votre préparation et devront être transmis à tous les organisateurs et intervenants.
2 Planifiez l’événement
Les agendas de chacun se remplissent rapidement. Vous devez prévoir une plage de dates très en amont pour organiser efficacement l’événement et pour permettre à chaque collaborateur concerné d’être disponible. Favorisez le présentiel pour maximiser les interactions et les bénéfices (cohésion, complicités, échanges…)
Précisez la durée de l’événement et les moments complémentaires comme un cocktail, des ateliers pratiques…
3 Fixez le budget de l’événement
Le budget disponible sera une contrainte dans vos recherches de conférenciers et de lieux. Fixez-le en amont pour être performant dans votre prospection et ne pas vous disperser.
4 Prévoyez l’organisation logistique
Définissez l’équipe responsable de l’organisation de l’événement. Et précisez le rôle de chacun.
5 Arrêtez un lieu et une date
Mettez-vous en quête d’un lieu adapté à vos contraintes : secteur géographique, capacité d’accueil, salles annexes, disponibilité sur votre créneau de date…
Faites le point avec eux sur le matériel technique à prévoir : ce qu’ils fournissent et ce que vous devrez préparer.
6 Sélectionnez les intervenants et les conférenciers
Précisez le nombre et le type d’intervenants nécessaires à votre événement : conférenciers, maître de cérémonie, techniciens, traiteurs…
Comment choisir son conférencier ? Sachez d’abord qu’il existe 3 types d’intervention :
- la conférence courte de 15 à 30 minutes, appelée aussi keynotes,
- la conférence de contenu de 45 minutes à 2 h destinée à détailler un sujet,
- l’interview d’un ou plusieurs conférenciers par un maître de cérémonie ou animateur en format table ronde. Faites appel à plusieurs experts ou mixez des personnes internes à votre organisation avec des conférenciers.
Ces formats sont souvent suivis d’un temps de questions-réponses avec le public. Ce moment est important à la fois pour l’interaction avec le public, mais aussi pour donner plus d’impact au message à transmettre.
Ensuite, recherchez votre conférencier par son style (expert, célébrité, conférencier motivationnel ou inspirationnel) et par votre thématique. Examinez son expérience et visionnez les vidéos extraites de ses conférences. Consultez les avis pour comprendre s’il correspond à vos besoins et vos contraintes. Prenez le temps d’échanger avec lui pour vérifier son style et son adéquation à vos valeurs d’entreprise.
7 Invitez les participants
Vous pouvez alors fixer le programme de l’événement de façon précise.
Puis envoyez l’invitation à toutes les personnes concernées.
Les bonnes pratiques pour réussir sa conférence en entreprise
Pour faire de votre événement un moment marquant et mémorable, profitez de l’expérience d’Hervé Franceschi et de ses conseils. En plus d’être conférencier, il forme et coache des conférenciers en devenir ou en activité.
Prévoyez une logistique rigoureuse
Rien de tel pour gâcher une conférence même exceptionnelle que des problèmes de son ou une impossibilité de changer de diapos avec la télécommande ! Un speaker a besoin de conditions techniques favorables : lumière adaptée, son de qualité, mais aussi retour d’écran pour les slides…
Seule solution : la régie technique doit être gérée par des professionnels.
Considérez le conférencier comme un artiste
Comme un artiste, votre speaker a des contraintes techniques. Par exemple, il peut avoir besoin d’un microcasque pour avoir l’usage de ses 2 mains. Imaginez un conférencier ancien boxeur avec un micro dans la main et qui mime des combats… Renseignez-vous donc en amont.
Ensuite, avez-vous pensé à introduire vos speakers ? Imaginez votre chanteur préféré : se présente-t-il lui-même quand il arrive sur scène ? C’est pareil pour un conférencier. Il a besoin d’être présenté. C’est le rôle du maître de cérémonie, métier à part entière de l’événementiel. Vous pouvez en trouver par le biais de l’AFCP – l’Association Française des Experts Conférenciers Professionnels
Gérez bien vos horaires
Souvent, les organisateurs programment la conférence à la toute fin de l’événement comme un point d‘orgue. Et ce n’est pas toujours judicieux. Car parfois, les participants sont déjà partis. D’autres fois, les animations précédentes ont pris du retard, ce qui est fréquent, et la conférence est donnée au moment où le public est affamé.
Pour faire de votre conférence professionnelle une vraie réussite, demandez conseil à votre speaker. Il vous guidera pour dresser un programme réaliste et pertinent.
Rencontrez vous-même le speaker
Par manque de temps, la personne décisionnaire se fonde sur les notes de ses assistants pour faire son choix de conférencier, sans échanger avec lui en direct.
Or, on l’a vu, de nombreux éléments sont à prendre en compte pour le sélectionner. Notamment sa pertinence par rapport à votre objectif, sa capacité à mobiliser son public, l’adéquation avec les valeurs de votre organisation…
Prenez le temps de rencontrer vos speakers. C’est le meilleur moyen de savoir s’il correspond à votre organisation.
Découvrez les conférences d’Hervé Franceschi :
Hervé Franceschi est un conférencier passionné qui vous invite à découvrir le leadership naturel, une approche inspirante pour développer votre potentiel personnel et professionnel. À travers les animaux et la nature, il vous transmet les clés pour renforcer votre intelligence émotionnelle et relationnelle et vous motiver à passer à l’action.
Membre de l’Association Française des Conférenciers Professionnels, il est aussi coach, équicoach, formateur et préparateur mental.
Ses conférences signature :